Qué hace cada módulo y qué regla lo protege
todo en obras no es un tablero de tareas adaptado a construcción. Cada estado, cada validación y cada indicador está modelado sobre el proceso real de entrega y posventa de una constructora.
Qué es todo en obras
todo en obras es un software de posventa y entregas para constructoras y desarrolladores inmobiliarios en Colombia. Cubre el ciclo completo de una unidad de vivienda: el acta de entrega digital que se firma en el apartamento, la garantía que empieza a correr con esa firma, las reclamaciones que el propietario abre después —desglosadas en defectos individuales, con proveedor asignado y evidencia fotográfica—, la agenda de visitas del residente de obra y el panel que consolida todas las obras de la constructora. Funciona en el navegador del celular y del computador, sin instalar nada.
Está pensado para constructoras que entregan varias obras a la vez y necesitan responder la garantía con expediente, no con memoria. No es un tablero de tareas adaptado: los estados, las validaciones y los indicadores son los del proceso de entrega y posventa.
| Garantía por defecto730 días | Configurable por constructora. Corre desde la firma del acta, no desde la escritura. |
|---|---|
| Evidencia mínima por zona2 fotos | El servidor rechaza aprobar una zona con menos, y rechaza la firma total si a alguna le faltan. |
| Evidencia mínima por reclamación2 fotos | Y al menos una foto de la reparación para poder marcar un defecto como arreglado. |
| Roles con alcance propio4 | Owner, administrador (residente de obra), operario y propietario. |
| Categorías de posventa10 de fábrica | Estructura, acabados, plomería, eléctrico, carpintería, cerrajería, impermeabilización, aluminio y vidrio, gas y otros. Se pueden crear más. |
| Avisos automáticos6 reglas | Se evalúan todos los días a las 7:30 a. m., más un resumen a dirección los lunes a las 8:00. |
| Acta firmadainmutable | Firmada deja de ser editable: el servidor rechaza cualquier cambio de zona, foto o cabecera. Solo admite adjuntar documentos. |
| Instalaciónninguna | Corre en el navegador del celular y del computador; se puede anclar a la pantalla de inicio. |
Entregas: el acta que sostiene todo lo demás
Al crear una entrega, el sistema lee la plantilla del tipo de apartamento y genera un ítem por cada zona: sala, cocina, alcoba principal, baño social, balcón. El residente recorre la unidad con el propietario, revisa zona por zona y deja constancia de lo que encuentra.
La entrega parcial existe, pero cuesta
Se puede firmar dejando pendientes: es una firma real, con la misma fuerza probatoria, y ya arranca la garantía. La firma total, en cambio, exige cero zonas sin revisar, cero observaciones abiertas y dos fotos en cada zona.
La firma tiene consecuencias
Queda registrado quién entregó, quién recibió y en qué momento exacto. El inmueble pasa a ocupado y empieza a correr el periodo de garantía desde esa fecha.
Firmada, el acta se congela
Ni una zona, ni una foto, ni un dato de cabecera se pueden cambiar después: el servidor lo rechaza. Lo único que admite es adjuntar documentos —el acta escaneada, los planos—, que se suman sin tocar lo anterior.
El propietario tiene su copia
Consulta su acta firmada cuando quiera, con las fotos de cada zona. Es la referencia contra la que se contrasta cualquier reclamación futura.
Parcial ya es firmada. No es un borrador: la propiedad queda ocupada, el acta se congela y la garantía empieza a correr ese mismo día. Después solo queda la firma total, cuando se resuelvan los pendientes.
Y una salida: cancelar. Solo antes de la firma total y con motivo escrito. Si el acta iba en parcial, la unidad vuelve a quedar disponible para levantar una nueva.
Posventa: la reclamación es el sobre, el ítem es el trabajo
Un propietario rara vez reporta un solo defecto. Reporta cinco. Por eso la reclamación agrupa ítems, y cada ítem lleva su propia vida: su proveedor, su responsable opcional, su evidencia y su calificación. Cada uno se aprueba o se niega por separado —una puerta desalineada puede proceder y un rayón por mal uso no—, y la reclamación no cierra mientras alguno siga abierto.
- ✓Mínimo dos fotos para abrir la reclamación
- ✓Sin visita presencial no hay aprobación
- ✓Aprobar exige proveedor asignado
- ✓Negar exige motivo escrito
- ✓Marcar arreglado exige foto de reparación
- ✓Fuera de garantía, la reclamación no entra
- ✓Cierre forzado siempre con nota
Dos calificaciones, dos cosas distintas
La calificación del ítem mide al proveedor que ejecutó. La de gestión mide al residente que coordinó. Se reportan por separado porque son responsabilidades distintas.
Cierra el cliente, no la constructora
No hay un botón de "resolver". Cuando todos los defectos están arreglados y calificados, y el propietario califica la gestión, la reclamación se cierra sola. Si nunca califica, el residente hace un cierre forzado con nota obligatoria.
Prioridad y SLA
Cada reclamación tiene prioridad, y cada prioridad su plazo objetivo. Lo que se pasa del plazo aparece en el panel como vencido, sin que nadie lo tenga que reportar.
Diez categorías listas el primer día
El catálogo viene cargado con las que aparecen en toda posventa de vivienda. Cada constructora agrega las suyas y desactiva las que no usa; las de fábrica no se borran, para que el histórico siga leyéndose igual dentro de tres años.
- Estructura
- Acabados
- Plomería
- Eléctrico
- Carpintería
- Cerrajería
- Impermeabilización
- Aluminio y vidrio
- Gas
- Otros
Agenda: el cliente solo ve los días en que alguien va a su obra
Cada residente configura su disponibilidad por obra: qué días de la semana atiende, en qué franjas y con qué duración de cita. El propietario abre el calendario y solo ve habilitado lo que existe de verdad. Sin llamadas para cuadrar, sin dos visitas cruzadas el mismo día.
Y no hay que acordarse de agendar: cuando el propietario abre una reclamación elige la franja en ese mismo formulario, y el sistema crea la visita inicial con el residente de esa obra. La franja se valida contra la agenda real —si nadie atiende ese día, no se puede pedir—, así que la cita nace atendible.
Bloqueo de días
Vacaciones, incapacidad o un día en otra obra: se bloquea y desaparece del calendario del cliente.
Asistencia con foto
La visita se cierra confirmando quién asistió, con al menos una foto. Confirman las dos partes: el residente y el propietario.
Reagendamiento
Cambiar la fecha notifica al cliente y deja rastro de quién la movió y por qué.
Agenda del operario
La cuadrilla ve sus visitas del día y sus ítems asignados en una sola pantalla.
Proveedores: el ranking lo escribe el cliente, no la costumbre
Cada organización tiene su propio catálogo. Al aprobar un ítem, el residente asigna quién lo ejecuta —y cuando el propietario califica ese arreglo, la nota se acumula sobre el proveedor. Al final del trimestre el dato existe: cuántas posventas generó cada uno y con qué calificación quedaron.
Los proveedores no son usuarios: no acceden al sistema ni ven datos de la constructora.
Se desactivan pero nunca se borran, para que el histórico de lo que ejecutaron siga intacto.
El panel cruza proveedor con obra: quién falla, dónde y con qué frecuencia.
El que más trabajo recibe es el peor calificado. Ese es el dato que cambia una negociación.
Indicadores: cada número se puede abrir
Un indicador que no se puede auditar no sirve para decidir. En todo en obras, cualquier cifra del panel se abre y muestra las reclamaciones que la componen, con su residente, su obra y los días que lleva abierta.
Vencidas contra SLA
Cuántas reclamaciones pasaron el plazo objetivo de su prioridad, y cuáles son exactamente.
Satisfacción del cliente
Promedio de las calificaciones de gestión y de ítem, separadas para no mezclar responsabilidades.
Tiempo de respuesta
Desde que el cliente reporta hasta que alguien toma la reclamación. En horas, no en percepción.
Tiempo de resolución
Del reporte al cierre. Por obra, por residente y por proveedor.
Efectividad por residente
Asignadas, cerradas, satisfacción obtenida y porcentaje de cumplimiento.
Carga por proveedor
Volumen de ítems, estado de avance y calificación promedio acumulada.
Visitas no realizadas
Cuántas se perdieron y por qué motivo. El costo del reproceso deja de ser invisible.
Estado de garantías
Unidades entregadas, en garantía vigente y próximas a vencer, por obra.
Alertas: el sistema avisa antes, no después
Todos los días a las 7:30 de la mañana el sistema revisa la operación completa y avisa de lo que se está saliendo de plazo. No hay que entrar a buscarlo: llega a quien corresponde —a dirección todo, a cada residente lo de sus obras— y los lunes a las 8:00 sale además el resumen de la semana para el comité.
SLA por vencer
una vezLa reclamación entra en la antesala de incumplir su plazo.
SLA incumplido
cada 7 díasYa pasó el plazo objetivo de su prioridad y sigue abierta.
Sin gestionar
cada 3 díasNadie la ha tomado desde que el propietario la reportó.
Cita sin confirmar
a diarioUn propietario pidió una visita y nadie la ha confirmado.
Acta estancada
cada 7 díasUna entrega lleva demasiado tiempo abierta sin firmarse.
Garantía por vencer
una vez por ventanaA la unidad le quedan 90, 60 o 30 días de cobertura.
Cada regla tiene su propia frecuencia de repetición a propósito: un SLA incumplido que insiste todos los días deja de leerse a la semana. Los plazos —cuántas horas de respuesta, cuántos días de resolución, con cuánta antelación avisar— los fija cada constructora, y la organización que prefiera silencio puede apagar el envío por completo.
Qué puede hacer cada rol
Poder hacer algo no significa poder hacerlo en cualquier obra. El administrador y el operario solo alcanzan las obras que tienen asignadas, y el propietario solo sus unidades. Un expediente fuera de alcance no devuelve «prohibido»: devuelve «no existe», para no revelar ni siquiera que está ahí.
Media hora, con sus obras sobre la mesa
Nos cuenta cuántos proyectos tiene activos y cómo maneja hoy la posventa. Le mostramos el flujo completo y le decimos con franqueza si le sirve.
- →Recorrido por el flujo de entrega y posventa
- →El panel gerencial con su estructura de obras
- →Plan de migración de lo que ya tiene entregado